Bereits seit längerer Zeit wird über den verstärkten Einsatz von modernen Führungs- und Steuerungsinstrumenten in der Bundesverwaltung nachgedacht. Ausgelöst wurde die Diskussion nicht zuletzt durch die sich verschlechternde Finanzlage der öffentlichen Haushalte und die damit verbundene Forderung nach mehr Wirtschaftlchkeit im Verwaltungshandeln. Vor diesem Hintergrund wurde zum 01.01.1998 in der Bundeshaushaltsordnung (BHO) festgelegt, dass eine Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in geeigneten Bereichen der Bundesverwaltung einzuführen ist (§ 7 Abs. 3 BHO).

Darüber hinaus hatte sich die Bundesregierung zum Ziel gesetzt, Staat und Verwaltung dem gewandelten Staatsverständnis und den sich verändernden Aufgaben von Regierung und Verwaltung anzupassen. Dazu hat das Kabinett am 01.12.1999 das Leitbild des aktivierenden Staates ins Leben gerufen. Der Titel lautet: „Moderner Staat – Moderne Verwaltung – Leitbild und Programm der Bundesregierung“. In dem Reformbereich „Leistungsstarke, kostengünstige und transparente Verwaltung“ ist die „Erprobung und Fortschreibung einer standardisierten KLR“ eines von fünf Leitprojekten.

Auch die Große Koalition setzte in ihrem Programm "Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovation" aus dem September 2006, welches auch aktuell noch Bestand hat, auf Steuerungsinstrumente wie die KLR zur Stärkung des Verwaltungsmanagements.

Neben den in den o.g. Programmen genannten Zielen soll die KLR beim BEV dabei helfen

• eine wirksamere Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten und Leistungen zu ermöglichen
• fundierte Entscheidungen hinsichtlich Veränderungen in Aufbau- und Ablauforganisation treffen zu können sowie
• die Leistungsfähigkeit und „Kunden“-Zufriedenheit zu erhöhen.

Darüber hinaus ist die KLR als ein Baustein eines ganzheitlichen Controllings zu sehen.

04/2001: Nach etwa 9-monatiger konzeptioneller Vorarbeit im Rahmen eines Projektes kann die Ist-KLR im Kernbereich des BEV eingeführt werden.

10/2001: Kostenstellenberichte werden vierteljährlich erzeugt und an die Kostenstellenverantwortlichen versendet.

12/2001: Für die Planungsrunde 2003 wird parallel zur Wirtschaftsplanung erstmalig eine Kostenplanung auf Ebene der Kostenstellen durchgeführt (Erweiterung zur Plan-KLR).

07/2002: Die KLR wird auf den ärztlichen Dienst im BEV ausgedehnt.

12/2002: Die interne Verrechnung wird weiter verfeinert und stabilisiert.

01/2003: Es werden Produktberichte erzeugt. Die entsprechenden Produktverantwortlichen werden benannt und durch das KLR-Team kontiniuierlich betreut.

10/2003: Erstmalig Controllinggespräche mit Produktveranwortlichen

01/2005: Bereitstellung und Aufbereitung von KLR-Daten für einen monatlich erscheinenden Bericht für die Leitung des BEV

01/2005: Bereitstellung und Aufbereitung von KLR-Daten für die Teilnahme an Benchmarkingringen des Bundesfinanzministeriums (BMF)

01/2006: Entwicklung und Einführung von produktbezogenen Kennzahlen

01/2008: Umstellung auf einen monatlichen Berichtsrhythmus

• Die KLR des BEV ist nach den Grundsätzen der Standard-KLR des Bundes aufgebaut.
• Um die KLR kurzfristig einzuführen, wurde die KLR beim BEV mit einem verhältnismäßig einfachen System gestartet, welches jederzeit problemlos erweitert und optimiert werden kann.
• Soweit es erforderlich und unter Kosten-Nutzen-Aspekten sinnvoll war, ist das System bereits mehrfach optimiert und verfeinert worden.
• Für die KLR im BEV wird folgendes System bzw. folgende Software verwendet: SAP R/3 Version 4.7 Modul Controlling (SAP ist bereits seit 1994 in der Finanzbuchhaltung des BEV im Einsatz).
• Bei der KLR im BEV handelt es sich um eine Vollkostenrechnung. Dies bedeutet: Die auf den Kostenstellen aufgelaufenen Kosten werden durch die in der Innerbetrieblichen Leistungsverrechnung (IBLV) eingerichteten Verfahren in mehreren Schritten vollständig und möglichst verursachergerecht auf die externen Produkte verrechnet.

• In der KLR werden Personalkosten, Sachkosten sowie Abschreibungen dargestellt. Zur internen Verrechnung sind sekundäre Kostenarten angelegt.
• Die Kostenartennumerik entspricht, soweit möglich, der Kontenplannumerik.
• Die Personalkosten werden nicht exakt sondern mit Hilfe der BMF-Standardkostensätze berechnet.
• Sachkosten werden aus dem SAP R/3-Modul Finanzbuchhaltung übernommen.
• Ausgaben für Investitionen werden nicht in der KLR dargestellt. Stattdessen werden die monatlichen Abschreibungsbeträge der Anlagen auf den nutzenden Kostenstellen ausgewiesen.

• Die Kostenstellenhierarchie lehnt sich an die Organisationsstruktur an. Es sind z. Z. etwa 185 Kostenstellen (mit abnehmender Tendenz) eingerichtet. In diesen Kostenstellen werden ca. 920 natürliche Personen geführt.
• Um die Möglichkeit einer Leistungsüberwachung von Beschäftigten auszuschließen, wurde festgelegt, dass eine Kostenstelle mindestens drei Beschäftigte umfassen muss.
• Es wurden Kostenstellenleiterinnen und -leiter benannt, die zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben monatlich Kostenstellenberichte erhalten.

• Schon bei der KLR-Konzeption wurde der Leistungsseite eine große Bedeutung beigemessen. Nach erfolgreichem Abschluss der Arbeiten an den Basiselementen der KLR konzentrieren sich seit Beginn 2003 die Bemühungen auf die Leistungsseite mit den Produkten.
• Bei der Produktbildung wurde ausgehend vom gesetzlichen Auftrag des BEV (als Gesamtziel) ein Zielsystem entwickelt, welches Teilziele und dazu erforderliche Maßnahmen (= Produkte) definiert. Diese Produkte mit ihren Einzeltätigkeiten werden in Produktsteckbriefen beschrieben. Alle Produktsteckbriefe zusammen ergeben den BEV-Produktkatalog.
• Trotz der zahlreichen und sehr unterschiedlichen Aufgaben des BEV sind derzeit nur 51 Produkte eingerichtet, davon 17 interne.
• Es wurden Produktverantwortliche benannt, denen zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben monatlich Produktberichte zur Verfügung gestellt werden.

Details zur Entwicklung und zum Aufbau unserer KLR enthält die Broschüre "KLR beim BEV“. Diese Broschüre ist im Jahre 2001 in der Reihe „Moderner Staat – Moderne Verwaltung“ der Bundesregierung (Herausgeber: Bundesinnenministerium) erschienen.

• Weitere Verbesserung des Berichtswesens.
• Stärkere Betonung der Produktsicht und Produktverantwortung (Leistungserstellung). Etablierung der Produkte als wichtige Steuerungsgröße im BEV.
• Verstärkte Beratung der Produktverantwortlichen durch das KLR-Team (als Controllingaufgabe) sowie Überarbeitung der einzelnen Produkte.
• Verknüpfung der KLR mit anderen Steuerungsinstrumenten im BEV.

Für weitergehende Informationen wenden Sie sich bitte an:

Bundeseisenbahnvermögen
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E-Mail: stab@bev.bund.de