Das BEV nimmt im Einzelnen Aufgaben in drei wesentlichen Funktionen wahr:

• Als oberste Dienstbehörde der Beamten, Beamtinnen und Pensionäre des BEV ist der Präsident des BEV für Personalverwaltung, Personalbetreuung, Besoldung, Bezügezahlung und die Zahlung der Leistungen für Versorgungsempfänger/innen verantwortlich.
• Zur Wahrung der Rechtstellung aller im Zuge der Bahnreform der Deutschen Bahn AG zugewiesenen Beamten und Beamtinnen fällt dem BEV die Aufgabe zu, die Bereiche betriebliche Sozial- und Selbsthilfeeinrichtungen sowie Wohnungsfürsorge zu erhalten und auf einer wirtschaftlich sinnvollen Basis weiterzuentwickeln.
• Als Verwerter und Verwalter von Immobilien aus dem Eigentum der einstigen Bundesbahn, Reichsbahn und der Verwaltungsstelle des ehemaligen Reichsbahnvermögens in Berlin (VdeR), die die DB AG für ihre Aufgaben nicht benötigt, verwertet und verwaltet das BEV diese Immobilien u. a. in einer professionellen Immobiliengesellschaft. Die Verwertungserlöse sind zur Deckung des Wirtschaftsplans des BEV vorgesehen.

Mit dem o. g. Aufgabenspektrum ist das BEV einer der größten Personaldienstleister Deutschlands. Zu seinen „Kunden“ zählen die im Rahmen der Bahnreform der DB AG zum Dienst zugewiesenen bzw. beurlaubten rund 47.000 Beamtinnen und Beamten, ca. 196.000 Versorgungsempfänger/innen sowie ca. 3.000 Lohn- und Vergütungsempfänger/innen und rund 830 Mitarbeiter/innen, die im Kernbereich des BEV tätig sind. Für sie hat das BEV neben den grundsätzlichen Aufgaben für den Dienstherrn Bund bzw. als öffentlicher Arbeitgeber ca. 5,1 Mrd. Euro /Jahr Dienstbezüge, Versorgungsbezüge, Vergütungen und Löhne zu berechnen und zu zahlen.

Das BEV ist eine noch junge Behörde, die kurzfristig und mit einer aus der Tradition der Deutschen Bundesbahn übernommenen IT–Landschaft ins Leben gerufen wurde.
Die EDV-Infrastruktur des BEV ist geprägt durch eine vielfältige und heterogene Struktur. Mit dem Beginn der Realisierung des Kommunikationskonzeptes beim BEV wurde die Voraussetzung für die Nutzung einer modernen Kommunikationsinfrastruktur geschaffen.
Derzeit sind alle ca. 1.100 Arbeitsplätze über das WAN des BEV in einer homogenen Systemlandschaft miteinander vernetzt.
Die flächendeckende Vernetzung ist inzwischen unverzichtbares Rückgrat der internen und externen Kommunikation der Dienststellen des BEV und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geworden. Außerdem wurde hiermit die Basis für den wirtschaftlichen Betrieb von zentralen IT-Anwendungen und zukunftweisenden Internetlösungen geschaffen.

Als zentrale IT-Anwendungen bzw. Produktivsysteme sind in das Netzwerk des BEV eingebunden:

• Für die Abwicklung der Vergütungs- und Lohnzahlungen an Angestellte und Arbeiter/innen, die Finanzbuchhaltung, Controlling und Haushaltsmanagement
  • HP–Maschinen mit dem Betriebssystem HP-UX für SAP-Anwendungen.
• Für die Abwicklung der Bezügezahlung an aktive Beamte, Beamtinnen und Versorgungsempfänger/innen, Gleitzeitsysteme und Personalstammdatenverwaltung
  • IBM AS/400 Maschinen mit den entsprechenden Anwendersystemen.
• Für die elektronische Archivierung von Papierbelegen und Archivdaten aus den Produktionssystemen (SAP und Host)
  • Windows 2000-Server als Grundlage des Ixos-eCon-Servers
  • für die Ablage der Daten und den Zugriff darauf zwei optische Jukeboxen mit jeweils150 Medien CD-R bzw. 260 Medien DVD-R
• Für die interne und externe Kommunikation, Informationsbereitstellung (Intranet) und die MS Office-Palette
  • diverse NT-Server und sonstige technische Komponenten.

Für den Betrieb und die Installation aller Komponenten gilt:

• die Installationsrichtlinie in der jeweils aktuellen Fassung und
• das Kommunikationskonzept von 1998.

Der Aufbau und der Betrieb der IT-Landschaft des BEV lassen sich nur bewerkstelligen, wenn weitestgehend einheitliche Hard- und Software eingesetzt wird. Dieses ist insbesondere bei Neubeschaffungen ein sehr weitgestecktes Ziel, welches insbesondere durch die schnelle Entwicklung in der IT-Branche an seine Grenzen stößt.
Standardisierte Anwendungssysteme haben jedoch absoluten Vorrang vor individuellen BEV-Lösungen.

Die strategischen Schwerpunkte für die langfristige Ausgestaltung des IT-Einsatzes lauten:

• Optimierung vorhandener IT-Verfahren (z. B. Nutzung von Standardprodukten).
• Optimierung der Geschäftsprozesse durch weitestgehende IT-Unterstützung.
• Nutzung des Internets/Intranets als Kommunikationsplattform mit Kunden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Content-Management).
• Ausbau der optischen Archivierung mit dem Ziel, Dokumentenmanagement- und Workflowsysteme zu nutzen.