Das Controlling im BEV wird als ein System von Führungs- und Steuerungsinstrumenten zur Unterstützung der Behördenleitung verstanden und soll eine ergebnisorientierte Planung, Steuerung und Überprüfung der Zielerreichung ermöglichen.

Wesentliches Element des Controllings ist eine empfängerorientierte Informationsversorgung der Behördenleitung sowie der Führungskräfte. Das Controlling stellt in Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachreferaten sicher, dass die richtigen Informationen in entsprechender Verdichtung zum richtigen Zeitpunkt und in angemessener Darstellungsform der Behördenleitung und den Führungskräften vorliegen.

Das Controlling wird auf der Basis einer seit April 2001 eingerichteten Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) sukzessive ausgebaut. Dabei werden nach und nach weitere Controllinginstrumente erprobt und ggf. eingeführt. Die einzelnen Instrumente des Controllings werden im Folgenden beschrieben.

Für den Kernbereich des BEV, d. h. die BEV-eigenen Angelegenheiten, sowie für den Ärztlichen Dienst sind derzeit ca. 185 Kostenstellen eingerichtet. Hinzu kommen etwa 60 Verdichtungskostenstellen.

Die Kostenstellenhierarchie orientiert sich an der Organisationsstruktur des BEV. Für die Kostenstellen sind Kostenstellenleiterinnen und Kostenstellenleiter benannt worden. Ihre Aufgabe besteht im Wesentlichen darin, die Qualität der Daten in der KLR sicherzustellen und den Kostenverlauf in ihren Kostenstellen zu überwachen. Dazu werden ihnen monatlich Kostenstellenberichte zur Verfügung gestellt.

Für die Kostenstellenberichte werden Daten aus SAP exportiert und - nach Plan- bzw. Ist-Werten differenziert - in einem Berichtsmuster (Excel-Format) aufbereitet. Die Kostenstellenberichte enthalten die Be- und Entlastungen der jeweiligen Kostenstelle (Personal- und Sachkosten sowie Abschreibungen) sowie die Personalleistungen. Außerdem umfassen die Berichte statistische Kennzahlen (z. B. durch die Kostenstelle genutzter Büroraum in qm) und Kostensätze (z. B. Personalkosten im Verhältnis zum Vollzeit-Personalbestand). Des Weiteren sind in den Kostenstellenberichten Übersichten über die Verrechnung der Personalleistungen sowie der Primärkosten und Umlagen an die Produkte enthalten.

Für die Behördenleitung ist eine ergebnisorientierte Betrachtung des BEV von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grunde wurde bei der Produktbildung des BEV ein Zielsystem entwickelt. Vom gesetzlichen Auftrag ausgehend sind in diesem System ein Gesamtziel, nachgeordnete Teilziele und schließlich abgeleitete Maßnahmen (Produkte) definiert worden.

Die Summe aller Produkte ergibt ein vollständiges Abbild der Leistungen der Bereiche des BEV, die von der KLR erfasst werden. Somit nehmen die Produkte eine Schlüsselstellung als Führungs- und Steuerungsinstrument ein.

Für die Produktberichte werden Daten aus SAP exportiert und - nach Plan- bzw. Ist-Werten differenziert - in einem Berichtsmuster (Excel-Format) aufbereitet. Die Produktberichte geben Auskunft darüber, wofür die Kosten und Leistungen innerhalb des Berichtszeitraumes angefallen sind. Sie enthalten in übersichtlicher Form die in der Hauptverwaltung und in den Dienststellen angefallenen

• Personalkosten
• Sachkosten
• Abschreibungen
• Umlagen
• Personalleistungen.

Ergänzend dazu werden produktspezifische Kennzahlen und Kostensätze dargestellt und Informationen darüber angezeigt, welche Kostenstellen mit wie vielen Stunden und Kosten an der Produkterstellung beteiligt sind.

Adressaten für die Produktberichte sind grundsätzlich die hierfür verantwortlichen Referatsleiterinnen und Referatsleiter in der Hauptverwaltung.

Die Präsidentin des BEV, die Abteilungsleiter der Hauptverwaltung sowie die Dienststellenleiterinnen und Dienststellenleiter, die Sachbereichsleiter und Sachbereichsleiterinnen der Dienststellen erhalten für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich Verdichtungsberichte zu den Kostenstellenberichten, die ihnen eine komprimierte Übersicht über ihren Verantwortungsbereich bieten.

Die Daten aus der KLR fließen ebenfalls in die so genannte "Information für die Leitung" ein, die monatlich der Behördenleitung sowie den Dienststellenleitern und Dienstellenleiterinnen zur Verfügung gestellt wird.

Mit der "Information für die Leitung" erhalten die Führungskräfte absolute Kennzahlen und komprimierte Beiträge für die Bereiche

• Aktuelles
• Personal
• Kunden
• Finanzen
• Prozesse

Hierdurch werden die Führungskräfte gezielt in Kurzform über die aktuelle Lage des BEV informiert.

Das Bundesministerium der Finanzen hat im Frühjahr 2004 einen Benchmarking-Ring im Bereich "Allgemeine Verwaltungsprodukte" initiiert. Ziel des Benchmarking-Rings ist es, die praktische Nutzung der KLR in den Bundesbehörden zu steigern, Best-Practice-Beispiele zu gewinnen und Vergleichsprozesse anzuregen.

Das BEV beteiligt sich am Benchmarking mit den Produkten "Haushalt" sowie "Fort- und Weiterbildung". Es wird jährlich ein Ranking auf Basis der gemeldeten Leistungsdaten durchgeführt. Die Ergebnisse werden im Benchmarking-Ring besprochen. Hierbei wird besonderes Augenmerk auf die Prozessabläufe der im Ranking auf den ersten Plätzen geführten Behörden (Best-Practice) gelegt.

Das BEV wird weiterhin am Benchmarking-Ring mit den vorgenannten Produkten teilnehmen.

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